Gün Sonu (Night Audit) Nasıl Yapılır — Kontrol Listesi
Gün sonu (night audit), bir otelin işletme gününü resmî olarak kapatıp kayıtları kesinleştirdiği günlük rutindir. Doğru yapıldığında kasa tutar, gelirler doğrulanır ve ertesi gün temiz bir defterle başlar. Bu rehber, atlanmaması gereken her adımı listeler.
- Gün sonu = işletme gününü kapatıp kasa, gelir ve oda durumunu mutabık kılma rutini
- Kasa mutabakatı (fiziksel nakit vs sistem), gün sonunun kalbidir
- No-show'lar işlenir, açık folio'lar kontrol edilir, oda gelirleri tahakkuk eder
- KBS bildirimi ve yasal raporlar gün sonunda toplu yapılır
- Tutarsızlık varsa ertesi güne devretmeden, aynı gece tespit edilip not edilmeli
Gün sonu, otelciliğin en az konuşulan ama en kritik rutinlerinden biridir. Mantığı muhasebedeki gün kapatmayla aynıdır: bir işletme gününü resmen sonlandırmadan ertesi güne geçmezsiniz. Bu kapanış sırasında kasa sayılır, gelirler doğrulanır, oda ücretleri tahakkuk eder ve ertesi gün için temiz bir başlangıç hazırlanır. Atlanan veya özensiz yapılan gün sonu, günler sonra fark edilen ve kaynağı bulunamayan tutarsızlıklara dönüşür.
Gün Sonu Tam Olarak Ne Yapar?
- İşletme gününü kapatır ve tarihi bir sonraki güne taşır.
- Konaklayan misafirlerin o geceki oda ücretini hesaba (folio) işler.
- Kasadaki fiziksel nakit ile sistemdeki tutarı karşılaştırır (mutabakat).
- No-show ve geç iptalleri politikaya göre işler.
- Günün gelir, doluluk ve ADR/RevPAR raporunu üretir.
Adım Adım Kontrol Listesi
- Tüm check-in ve check-out'lar sisteme işlendi mi?
- Bekleyen (gelmeyen) rezervasyonlar no-show olarak işlendi mi?
- Açık folio'lar kontrol edildi — ödenmemiş bakiye var mı?
- Oda ücretleri o gece için tahakkuk etti mi?
- Kasa sayıldı — fiziksel nakit sistemle uyuşuyor mu?
- Kart/POS tahsilatları sistemle mutabık mı?
- KBS bildirimi yapıldı mı?
- Günün geliri, doluluk ve ADR raporu alındı mı?
- Tutarsızlık varsa not edildi ve devredilmedi mi?
Kasa Mutabakatı: Gün Sonunun Kalbi
Mutabakat basittir ama disiplin ister: açılış kasası + gün içi tahsilatlar − ödemeler/iadeler = beklenen kasa. Fiziksel sayım bu rakamla eşleşmeli. Fark varsa, önce iptal/iade işlemlerine, sonra yanlış ödeme tipine (nakit girilmiş kart tahsilatı gibi) bakın.
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| Açılış kasası | 1.000 TL |
| + Gün içi nakit tahsilat | 4.500 TL |
| − Nakit iade/ödeme | 300 TL |
| = Beklenen kasa | 5.200 TL |
| Fiziksel sayım | 5.200 TL ✓ |
Manuel mi, Otomatik mi?
Klasik otellerde night audit gece vardiyasında elle yapılırdı ve saatler sürerdi. Modern bir PMS, oda ücretlerini otomatik tahakkuk ettirir, raporları üretir ve mutabakat için hazır tablolar sunar. İnsanın işi denetime indirgenir: sistem hesaplar, siz fiziksel kasayı sayıp onaylarsınız. 7/24 resepsiyonu olmayan küçük tesislerde gün sonu, gündüz uygun bir saatte de yapılabilir — önemli olan her günün eksiksiz kapatılmasıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Gün sonu (night audit) nedir?
+
Gün sonu, bir otelin işletme gününü resmî olarak kapatıp kayıtları kesinleştirdiği günlük rutindir. Oda ücretlerinin tahakkuku, kasa mutabakatı, no-show işleme, gelir raporları ve KBS bildirimi bu süreçte tamamlanır; ardından tarih bir sonraki güne taşınır.
Gün sonu mutlaka gece mi yapılır?
+
Geleneksel olarak gece vardiyasında yapılır çünkü o saatte hareket azdır. Ancak 7/24 resepsiyonu olmayan küçük tesisler gün sonunu gündüz uygun bir saatte de yapabilir. Önemli olan saat değil, her işletme gününün eksiksiz ve düzenli kapatılmasıdır.
Kasa tutmuyorsa ne yapmalı?
+
Tutarsızlığı ertesi güne devretmeden aynı gece araştırın. Önce iptal ve iade işlemlerini, sonra yanlış girilmiş ödeme tiplerini (örneğin nakit olarak işlenmiş kart tahsilatı) kontrol edin. Bulunamazsa farkı notla kayıt altına alın; biriken tutarsızlıkların kaynağını bulmak çok daha zordur.
Gün sonunu tek tıkla kapatın
HotelPilot oda ücretlerini otomatik tahakkuk ettirir, kasa mutabakatı ve günlük raporları hazırlar, KBS'i tek tıkla tamamlar.